Por qué es importante planear

 

Introducción

---

Bienvenido al : ¿Por qué es importante planear?

La planeación te ayudará a preparar, prever, organizar, programar y estimar todo lo necesario para obtener el resultado esperado exitosamente. Con algunas guías básicas, podrás elaborar los planes para tus proyectos que te encaminen a mejorar tus resultados.

Planear es prever. Esto es, imaginar todos aquellos elementos que deben considerar en su proyecto. Aunque no lo crean, siempre estamos planeando nuestras acciones, pues cualquier cosa que vayamos a hacer, primero las visualizamos en nuestra mente y luego la concretamos en la realidad, ¿cierto? Por ejemplo, vamos a suponer que son parte de un proyecto y se les ha asignado la actividad de preparar el reporte de gastos de la semana. Tan pronto les dictan la tarea, ya están imaginando en su mente la forma que tendrá el reporte y se preguntarán: ¿de dónde obtendré la información? ¿Hay algo que me pueda servir como ejemplo? ¿Qué herramienta puedo usar?

En esta sección, conocerás los elementos y las herramientas básicas para la planeación de tus proyectos que podrás aplicar inmediatamente. Al terminar este segundo tema, podrás:

• Identificar las etapas del ciclo de vida de plan .

• Establecer el alcance de un plan .

• Conocer las herramientas básicas para planear .

Etapas de desarrollo de un proyecto

Comencemos por identificar las 4 etapas del ciclo de vida para el desarrollo de un proyecto:

Primera etapa: iniciación

Son los primeros momentos en la vida de un proyecto donde se comienzan a perfilar sus características y a formar su equipo de trabajo. Una vez que se ha comprendido lo que se espera del proyecto y, tanto el cliente como el patrocinador han decidido continuar con su desarrollo, el equipo estará listo para continuar con la siguiente etapa.

Segunda etapa: Organización y planeación

Durante esta segunda etapa, el equipo visualiza el detalle de los requerimientos, las actividades y sus tiempos, los recursos y sus costos, los riesgos y otros elementos que deberán preverse para garantizar el éxito del proyecto.

En este sentido, la relación tiempo – esfuerzo se comienza a incrementar. La etapa de organización y planeación implica mayor esfuerzo que el que se tuvo durante la etapa de iniciación, pues se involucran más personas en el desarrollo del proyecto.

Tercera etapa: Hacer el trabajo

La etapa que continua tras la organización y planeación se conoce como Hacer el trabajo. Durante esta etapa, el equipo de proyecto se concentra en producir el resultado esperado tratando de cuidar los recursos, el tiempo y el costo manteniendo la calidad en el producto final.

Cuarta y última etapa: Cierre

La etapa de cierre consiste en organizar y archivar la documentación del proyecto, cerrar las cuentas del proyecto, liquidar al equipo de trabajo y asegurar que todos los contratos queden finiquitados. Tan importante es esta etapa del proyecto como cualquier otra, pues es la que se asegura de no dejar cabos sueltos que pudieran generar problemas en el futuro.

En esta etapa, también es importante reconocer el trabajo del equipo festejando el resultado del proyecto con una reunión que marque el fin del proyecto formalmente.

Entregables de cada etapa

Cada etapa del proyecto tiene un documento asociado que permite al equipo mantener el enfoque y control del proyecto:

Para la etapa de iniciación, donde se describen las características generales del proyecto, se genera el documento de especificación del proyecto o Project Charter.

Si bien es cierto que durante la etapa de organización y planeación se producen muchos documentos, hay uno que sobresale de entre todos: el plan integrado del proyecto, pues es el documento que contiene todos los planes administrativos particulares como el del tiempo, el del costo y el de la calidad.

La siguiente etapa, la de hacer el trabajo propio del proyecto, es la que implica la mayor cantidad de tiempo y esfuerzo de ejecución. En estos momentos, el equipo se concentra en desarrollar el producto esperado del proyecto vigilando periódicamente el avance contrastándolo con lo planeado. Esta etapa concluye una vez que el cliente ha aceptado a entera satisfacción los entregables acordados; por lo tanto, la carta de satisfacción del cliente es el documento que identifica la terminación de esta etapa.